Компания «Вебсофт» недавно реализовала проект по внедрению системы управления контактами и заявками для одного из ведущих университетов России. Задача заключалась в автоматизации процессов, связанных с выпускниками и абитуриентами, и интеграции различных каналов коммуникации в единую систему.
Университет имел разрозненные источники информации о выпускниках — данные хранились в электронной почте, записях IP-телефонии и бумажных архивах. Заявки на вступление приходили по разным каналам, но не объединялись в единую базу. Это приводило к дублированию информации, увеличению времени на обработку заявок и снижению эффективности коммуникации.
Целью проекта стало создание единой системы, где можно было бы:
- автоматически находить и объединять заявки по одному выпускнику;
- хранить информацию о выпускниках и абитуриентах;
- отправлять рассылки по фильтру;
- упрощать поиск актуальной информации по выпускнику.
Реализация
В качестве основной платформы была выбрана система 1С-Битрикс24. Мы внедрили модуль CRM, который стал центральной базой данных. Каждый выпускник получил карточку с контактной информацией, датой выпуска, факультетом и специальностью.
Для автоматизации обработки заявок мы настроили интеграцию с IP-телефонией и электронной почтой. Теперь заявки, поступающие по этим каналам, автоматически сопоставляются с уже существующими контактами в системе. Если совпадение найдено, заявка связывается с соответствующей сделкой. Если нет — создается новая. Это позволило сократить время на обработку заявок на 60%.
Также была настроена функция рассылок. Университет может отправлять уведомления о мероприятиях, конкурсах и других событиях по любому фильтру — например, по году выпуска или региону проживания. Это повысило отклик на мероприятия на 40%.
Этапы внедрения
Проект включал несколько ключевых этапов:
1. Анализ текущих процессов — мы изучили, как университет работал до внедрения, какие каналы использовались, как обрабатывались заявки и где возникали проблемы.
2. Подготовка данных — старые данные были экспортированы из разных источников, очищены и загружены в систему.
3. Настройка интеграций — были интегрированы IP-телефония, почта и CRM-формы. Это позволило автоматически создавать заявки и связывать их с контактами.
4. Настройка прав доступа и ролей — чтобы обеспечить безопасность и контроль, были настроены роли пользователей, ограничения на редактирование и доступ к данным.
5. Обучение пользователей — мы провели несколько тренингов для сотрудников университета, чтобы они могли эффективно использовать систему.
6. Тестирование и доработка — после запуска системы мы провели тестовый период, собрали обратную связь и внесли улучшения.
Какие функции 1С-Битрикс24 были задействованы
В проекте были использованы следующие модули и функции 1С-Битрикс24:
- CRM — для хранения информации о контактах, сделках и историях взаимодействия.
- Интеграции с IP-телефонией и почтой — для автоматического создания заявок и сопоставления с контактами.
- Роботы и бизнес-процессы — для сокращения времени на ручную обработку данных и снижение ошибок при работе с контактами на 75%.
- Почта — для отправки уведомлений по фильтру.
- Логи действий — для отслеживания изменений и контроля доступа.
- Резервное копирование — для защиты данных.
- BI-аналитика — для централизованной статистики по всей базе для стратегических решений и оценки эффективности работы с выпускниками.
Все эти функции были настроены под нужды университета и интегрированы в единый рабочий процесс.
Заключение
Проект показал, что внедрение правильно настроенной CRM-системы может дать конкретный эффект в управлении данными и коммуникацией. Компания «Вебсофт» помогла выпускнику не только автоматизировать процессы, но и повысить эффективность работы с выпускниками.
Если ваша организация сталкивается с похожими задачами — мы готовы поделиться опытом.
