Электронная подпись как основа КЭДО
В основе электронного кадрового документооборота лежит электронная подпись. В Битрикс24 предусмотрено использование трёх её видов.
-
Простая электронная подпись (ПЭП) применяется сотрудниками при подтверждении ознакомлений и согласий. Представляет из себя набор цифровых данных, например, логин и пароль.
-
Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП), которая создаётся с использованием криптографического шифрования и используется через облачные сервисы и подходит для части кадровых документов.
-
Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) хранится на защищённом носителе и применяется работодателем или уполномоченным представителем в юридически значимых документах. Получить сертификат УКЭП можно бесплатно в налоговой службе или платно в любом удостоверяющем центре.
Разделение подписей по типам позволяет выстроить разные сценарии подписания в зависимости от документа. Например, уведомления об изменении условий труда могут подписываться простой подписью, а трудовой договор или соглашение о материальной ответственности — только квалифицированной.
|
Вид документа |
Работодатель (УКЭП) |
Работодатель (УНЭП) |
Сотрудник (УКЭП) |
Сотрудник (УНЭП) |
Сотрудник (ПЭП) |
|
Трудовой договор |
✓ |
✗ |
✓ |
✓ |
✗ |
|
Дополнительные соглашения к ТД |
✓ |
✗ |
✓ |
✓ |
✗ |
|
Договор материальной ответственности |
✓ |
✗ |
✓ |
✓ |
✗ |
|
Ученический договор |
✓ |
✗ |
✓ |
✓ |
✗ |
|
Договор на получение образования |
✓ |
✗ |
✓ |
✓ |
✗ |
|
Приказ о дисциплинарном взыскании |
✓ |
✗ |
✓ |
✓ |
✗ |
|
Уведомление об изменении условий ТД |
✓ |
✗ |
✓ |
✓ |
✗ |
|
Согласие на перевод |
— |
— |
✓ |
✓ |
✗ |
|
Приказ об увольнении |
✗ |
✗ |
✗ |
✗ |
✗ |
|
Инструктажи по охране труда |
✗ |
✗ |
✗ |
✗ |
✗ |
|
Акт о несчастном случае |
✗ |
✗ |
✗ |
✗ |
✗ |
|
Бумажная трудовая книжка |
✗ |
✗ |
✗ |
✗ |
✗ |
|
Остальные кадровые документы |
✓ |
✓ |
✓ |
✓ |
✓ |
Подписание документов в Битрикс24 является юридически значимым в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Это означает, что электронные подписи, используемые в процессе, имеют такую же юридическую силу, как и собственноручные подписи на бумажных документах. Закон регулирует использование электронных подписей, обеспечивая их признание и защиту на законодательном уровне, что гарантирует безопасность и легитимность электронного документооборота.
Подписанные документы соответствуют требованиям Приказа Минтруда № 578н и доступны в Битрикс24 в виде ZIP-архива. Архив включает документ в формате PDF/A-1А, электронные подписи работодателя и сотрудника для подтверждения юридической целостности, а также описание в формате XML, соответствующее перечню, установленному приказом Минтруда.
Провайдеры электронных подписей
Для работы КЭДО в Битрикс24 предусмотрена интеграция с провайдерами Госключ и Такском.
|
Провайдер |
Битрикс24 КЭДО |
Госключ |
Такском |
|
Подключение |
Доступно по умолчанию |
Подключение занимает около 30 минут при наличии УКЭП. При отсутствии УКЭП требуется выпуск |
Подключение за 5 минут, требуется авторизация и ввод реквизитов компании |
|
Кто может подписывать |
Сотрудники компании |
Сотрудники компании |
Представители и сотрудники компании |
|
Виды подписи |
ПЭП. Представитель компании подписывает УКЭП на USB-токене |
УКЭП или УНЭП через мобильное приложение Госключ. Представитель компании подписывает УКЭП на USB-токене |
УКЭП на USB-токене, облачная УНЭП, облачная УНЭП Госключа |
|
Выпуск подписи |
Выпуск моментально в момент подписания |
Около 2 минут, требуется подтверждение личности через Госуслуги |
При наличии сертификата загрузка в кабинет занимает 2 минуты. При выпуске нового сертификата требуется подтверждение личности через Госуслуги |
|
Стоимость |
Бесплатно |
Бесплатно |
Платно, тарификация по каждому документу. Предусмотрено 3 бесплатных документа для ознакомления |
Выбор провайдера зависит от используемых сценариев и количества сотрудников, которые будут подписывать документы. В рамках одной компании может применяться сразу несколько вариантов.
Маршруты движения документов
В КЭДО на базе Битрикс24 предусмотрено управление маршрутами движения документов. Система фиксирует роли участников:
-
отправитель — создает, загружает и отправляет документ на подпись;
-
согласующий — один или несколько сотрудников, которые изучают содержание, проверяют список участников и либо утверждают документ, либо отменяют его подписание;
-
заполняющий — один или несколько сотрудников, которые добавляют недостающие данные в документ (например, СНИЛС сотрудников);
-
представитель компании — сотрудник, который имеет право подписывать документы от лица компании: руководитель организации или доверенное лицо;
-
сотрудник — адресат, с которым подписывается документ. Это может быть один сотрудник или несколько при массовом подписании.
На каждой роли Настройка маршрута может строиться как от компании, так и от сотрудника. При этом допускается использование шаблонов, где согласующие указываются не по фамилии, а по роли, например руководитель отдела.
|
Настройка маршрута |
От компании (при отправке) |
От компании (шаблон) |
От сотрудника (шаблон) |
|
Роли |
Отправитель, Согласующий, Заполняющий, Представитель компании, Сотрудник. |
Отправитель, Согласующий, Заполняющий, Представитель компании, Сотрудник. |
Сотрудник-отправитель, Согласующий, Представитель компании. |
|
Выбор согласующего |
Указывается конкретный сотрудник |
Может быть указан сотрудник или роль (руководитель отдела, заместитель руководителя отдела) |
Указывается сотрудник или роль |
Результаты внедрения
Компания ВебСофт внедрила КЭДО на базе Битрикс24 для клиента с более чем 1500 сотрудников. До внедрения процессы оформления кадровых документов занимали 7-10 дней. Документы перемещались между филиалами в бумажном виде, что увеличивало время их подготовки и согласования.
После запуска КЭДО трудовые договоры и дополнительные соглашения начали подписываться в среднем за 2 дня. В отдельных случаях оформление приказа о приёме на работу занимало несколько часов. Бумажный документооборот был сокращён на 85 процентов, а расходы на доставку документов снизились на 310 000 рублей в год.
Ещё одной задачей клиента было подключение мобильных сотрудников, работающих в выездных подразделениях. Благодаря интеграции с Госключом до 90 процентов таких сотрудников подписывают документы через мобильное приложение. Это позволило сократить количество визитов в офис для оформления бумаг.
Отдельное внимание было уделено интеграции с 1С. Внедрённый механизм автоматически передаёт подписанные трудовые договоры, приказы и уведомления в систему 1С для бухгалтерского и кадрового учёта (например, для расчета оставшихся отпускных). Это снизило трудозатраты специалистов на обработку документов на 40% и устранило необходимость повторного ввода данных.
По вопросам внедрения и интеграции КЭДО на базе Битрикс24 можно обратиться в компанию ВебСофт.
