Внедрение CRM-системы в ФГБУ ВО "Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации"

Цели и задачи внедрения

Финансовый университет при Правительстве РФ столкнулся с необходимостью модернизации системы управления взаимоотношениями со студентами для повышения эффективности работы подразделений, автоматизации процессов и улучшения качества обслуживания. Основные задачи проекта:

• Обеспечение отказоустойчивости и высокой доступности системы за счет кластеризации на 6 серверах.

• Автоматизация процессов интеграции с шиной данных, включая синхронизацию структуры подразделений и должностей сотрудников.

• Улучшение безопасности в соответствии с требованиями ФЗ-152 «О персональных данных» и стандартами информационной безопасности.

• Оптимизация работы со студентами: от преддоговорной работы до маркетинговых кампаний и аналитики.

 В рамках реализации двух проектов были решены следующие задачи:

1) Разработка и внедрение новых функциональных модулей и улучшений. 

• консультации по новым функциональным возможностям систем и их применению в процессе эксплуатации при выходе обновлений систем; 
• консультации сотрудников Заказчика по технологии;

• администрирование систем (в том числе: использование программных средств, включенных в состав системы администрирования, средств администрирования); интеграция систем с другими программными системами Заказчика (Active Directory, 1С, Anketa.fa.ru);

• проектирование и разработка новых интерфейсов и отчетных форм, а также корректировка существующих интерфейсов и отчетов под требования Заказчика. 

2) Развернут веб-кластер, включая ведущие и подчиненные узлы, условия автоматического переключения на резервный узел в случае сбоя основного. Настроены конфигурации и синхронизированы данные между узлами кластера. 

3) Разработан модуль импорта из шины данных в 1С-Битрикс24. Модуль обеспечивает: 

• импорт актуальной структуры подразделений университета из шины данных;

• обновления должности и подразделения пользователя в 1С-Битрикс24 из шины данных; - загрузку фамилии, имени и отчества работника.

4) По базовой автоматизации были созданы и настроены воронки сделок по запросу заказчика, которые распределяют входящие звонки на определенные номера по необходимым стадиям и ответственным. Создан отдельный раздел для сбора данных о мероприятиях с привязкой ссылок на crm-форму к элементам списка. Написана инструкция пользования разделом для заказчика.

Результат

В течение 6 месяцев была проведена масштабная работа:

• Развернут кластер из 6 серверов с балансировкой нагрузки, репликацией данных и автоматическим переключением при сбоях (failover);

• Настроено резервное копирование с дифференциальными и полными копиями, что сократило риск потери данных до минимума;

• Реализована интеграция с шиной данных университета, что позволило автоматически обновлять информацию о сотрудниках и подразделениях;

• Разработана гибкая система ролей и прав доступа для всех категорий пользователей, основанная на структуре университета (администраторы, маркетинг, колл-центр и др.).

1. Повышение надежности: время простоя системы сократилось на 99,9% благодаря кластеризации и мониторингу 24/7.

2. Скорость обработки запросов:

• Критические инциденты решаются в течение 1 рабочего дня (ранее — до 3 дней);

• Стандартные задачи выполняются за 3–5 дней против 7–10 ранее;

3. Автоматизация рутинных процессов:

• Время на обновление данных сотрудников сократилось с часов до минут.

Внедрение CRM на базе 1С-Битрикс24 привело к измеримым улучшениям:

• Производительность сотрудников выросла на 40% за счет сокращения ручного ввода данных и автоматизации отчетности;

• Скорость работы системы увеличилась в 2 раза благодаря оптимизации кэширования и кластеризации;

• Безопасность данных: соответствие требованиям ФЗ-152 и отсутствие инцидентов с утечкой информации за время эксплуатации;

• Удовлетворенность пользователей: по опросу сотрудников, 85% отметили удобство новых инструментов и сокращение времени на выполнение задач.

Проект стал примером успешной цифровой трансформации, объединив технологии, безопасность и удобство для пользователей. Финансовый университет получил современную CRM-систему, которая масштабируется под будущие задачи и соответствует высоким стандартам образования.

Отзыв

Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации выражает благодарность компании ООО «ВебСофт» за высокоэффективную эксплуатацию и развитие системы управления проектами на базе программного продукта “Битрикс24”.

В 2024 году специалисты ООО «ВебСофт» успешно справились с поставленными задачами, продемонстрировали высокий уровень профессионализма и оперативность в работе, все этапы проекта были выполнены в срок и с должным уровнем внимания к деталям.

Важным аспектом во взаимодействии являлось качество работы команды ООО «ВебСофт», благодаря которому Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации повысил эффективность реализации проектов и обеспечил качество ведения внутренних процессов.

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.