О компании
Томский государственный университет (ТГУ) — один из ведущих образовательных и научных центров России. Университет был основан в 1878 году и с тех пор стал одним из самых уважаемых и авторитетных учебных заведений в стране. ТГУ активно внедряет современные технологии и инновационные решения для повышения эффективности учебного процесса и управления.
Цели и задачи внедрения
Цель проекта: создание и реализация модели распределенной системы электронного документооборота, которая обеспечивает формирование и согласование документов в цифровом.
Задачами проекта являлись:
-
Создание физической инфраструры модели, которая включает узловые элементы модели в виде программно-аппаратных комплексов, обладающих функциональными возможностями ввода, вывода и репликации данных.
-
Создание структуры электронной базы данных, которая должна быть эффективной, функциональной, обеспечивать целостность, многократный доступ и операционную обработку, масштабируемость, распределение данных и каскадных решений. База данных должна позволять операции на уровне языка SQL.
-
Создание логической и функциональной структуры процессов, на примере служебных записок, распоряжений. Процессы модели должны быть построены на основе исследований маршрутов движения документов в выбранных подразделениях Заказчика.
-
Создание пользовательских интерфейсов, включая: фильтры поиска и поля вывода, папки для отображения документов. которые обеспечивают работу процессов модели.
-
Создание функциональной структуры системы децентрализованного доступа, включая балансировки нагрузки между серверами для поддержки технологии распределенных реестров.
Что было сделано
Реализована многоуровневая структура. Система создавалась как многоуровневая структура программно-аппаратных комплексов: «1С-Битрикс24», «1С: Документооборот» и сервисов «Цифрового университета».
Реализована интеграция с «1С: Документооборот». «1С: Документооборот» обеспечивает работу основных функциональных контуров СЭД с интеграцией в «1С-Битрикс24».
Организовано общее цифровое пространство. «1С-Битрикс24» обеспечивает общее цифровое пространство и работу дополнительных функциональных контуров СЭД.
Созданы программные модули. Функциональная структура процессов состоит из программных модулей, разработанных для поддержки СЭД с использованием REST API «1С-Битрикс24».
Налажено взаимодействие с университетскими сервисами. Программные модули «1С-Битрикс24» разрабатываются для взаимодействия с «1С: Документооборот» и сервисами университетов, а также для поддержки новых процессов, связанных с цифровой трансформацией.
Организован децентрализованный доступ. Система включает децентрализованный доступ, включая балансировку нагрузки между серверами для поддержки технологии распределенных реестров.
Результат
В результате цифровой трансформации системы электронного документооборота в Томском государственном университете были достигнуты следующие измеримые результаты:
-
трудозатраты на обработку и управление документами сократились более чем на 50%. Это стало возможным благодаря автоматизации рутинных задач с использованием бизнес-процессов, таких как регистрация, хранение и поиск документов. Сотрудники могут быстро и легко находить нужные документы, что значительно уменьшает время на их обработку и повышает общую продуктивность;
-
эффективность работы сотрудников повысилась на 25% благодаря автоматизации ключевых процессов и улучшению доступа к информации. Система позволяет оперативно обмениваться документами между подразделениями, что ускоряет принятие решений и улучшает координацию работы.
Эти результаты подтверждают, что внедрение системы электронного документооборота в ТГУ было успешным и принесло значительные преимущества для университета. Проект стал значительным шагом на пути к цифровой трансформации университета. Это позволит университету оставаться на передовой технологических достижений и продолжать предоставлять высококачественное образование и проводить исследования.