Продажа подписки на информационный сервис — процесс, в котором задействованы менеджеры, администраторы, юристы и бухгалтерия. Без автоматизации заявки терялись в почте и мессенджерах, сроки повторных звонков никто не контролировал, а подтверждение оплаты приходилось проверять вручную. Поэтому для крупной информационной компании мы разработали воронку сделок на базе 1С-Битрикс24, который объединил все этапы в единую воронку и автоматизировал контроль коммуникаций.
Цели и задачи проекта
До внедрения у компании отсутствовала единая система учёта сделок. Менеджеры вели клиентов в таблицах и переписках, администраторы готовили договоры без привязки к карточкам заявок, а руководитель не видел реальной загрузки сотрудников и конверсии. Целью проекта стало создание сквозного процесса, который фиксирует каждое обращение, контролирует сроки контактов, автоматизирует создание документов и подтверждение оплаты, а также даёт аналитику по эффективности продаж.
Воронка и карточка сделки
В сделках в CRM развернута воронка «Продажа подписки» с набором стадий, отражающих реальные этапы работы с клиентом. Карточка сделки включает все необходимые поля: тип подписки, источник заявки, ответственный менеджер и администратор, контактные данные заказчика и данные договора. Такая структура позволяет хранить всю информацию в одном месте и исключает её дублирование.
Автоматизация входящего потока и контроля контактов
При поступлении заявки из личного кабинета или с лендинга система автоматически создает сделку и назначает ответственному менеджеру задачу на первый звонок со сроком один рабочий день. В задаче прописан обязательный чек-лист действий: позвонить по скрипту, отправить коммерческое предложение и шаблон договора через встроенную почту напрямую из карточки заявки, уточнить необходимость видеоконференции.
Если клиент не отвечает, система автоматизации сама учитывает количество звонков и сроки повторных попыток связи. Если клиент ответил, менеджер переводит сделку на следующий этап и фиксирует дату встречи. Для перспективных клиентов предусмотрена расширенная логика: разрешено больше попыток повторного контакта с уведомлением руководителя при отсутствии ответа.
Работа с видеоконференциями и документами
После проведения видеоконференции система создает задачу на загрузку записи и краткого содержания встречи. Администратор при необходимости подключает юриста для правок договора. На этапе согласования администратор заполняет договор по шаблону, отправляет клиенту и после получения подписанного экземпляра выставляет счёт. Все версии документов хранятся в карточке сделки.
Результат
Внедрение CRM 1С-Битрикс24 позволило компании перевести продажи в цифровое управляемое русло. За первые два месяца через систему прошло более 150 заявок, доля потерянных обращений снизилась с 25% до нуля. Среднее время от заявки до первого контакта сократилось с двух дней до одного часа за счёт автоматических задач. Количество успешных дозвонов выросло на 35% благодаря автоматическим напоминаниям и контрольным точкам.
Аналитика по конверсии показала, что основное падение происходит на этапе повторного контакта, что позволило скорректировать скрипты. Среднее время согласования договора сократилось с пяти до двух дней за счёт чёткого распределения ролей между менеджером и администратором.
Система масштабируется: при изменении тарифов или появлении новых продуктов достаточно отредактировать поля в карточке и настройки роботов, не перестраивая весь процесс.
Специалисты «ВебСофт» имеют опыт настройки сложных воронок продаж с роботами, интеграциями и аналитикой. Мы помогаем компаниям выстроить прозрачный процесс от заявки до закрытия сделки, чтобы каждый этап был под контролем.
